Privacyverklaring

Wij respecteren de privacy van alle mensen die in contact komen met Stichting Vakantiespel Ooststellingwerf. Daarom zorgen we er voor dat de persoonlijke informatie die je met ons deelt, vertrouwelijk wordt behandeld en verwerkt (verwerken is elke handeling m.b.t. een persoonsgegeven van moment van verzamelen tot en met vernietigen: raadplegen, opslaan, delen met derden, verwijderen etc.). Wij handelen hierin in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Als onze verwerkingsactiviteiten hebben als doel: Organiseren van vakantieweken voor kinderen uit groep 5 t/m 8 van de basisschool . Zonder jouw gegevens kunnen wij deze dienstverlening niet uitvoeren.

Rechten

Voordat we verder ingaan op de gegevensverwerking willen wij je eerst wijzen op je rechten:

Het recht op vergetelheid. Dit wil zeggen dat je het recht hebt om ‘vergeten’ te worden. Je mag je toestemming intrekken en je kan een verzoek indienen (via kinderen@vakantiespel.nl) om je gegevens te laten verwijderen uit onze systemen.

Recht op inzage. Je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken in te zien.

Recht op rectificatie en aanvulling. Je hebt het recht om de persoonsgegevens te wijzigen of aan te vullen.

Het recht op beperking van de verwerking. Dit wil zeggen dat je kan aangeven om minder gegevens te laten verwerken.

Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking en een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Wij onderscheiden in onze verwerkingen de volgende categorieën betrokkenen:

Deelnemers van de vakantiespelweken

Gegevens ouders/voogd van de deelnemers

Verwanten en vertegenwoordigers

Vrijwilligers

Bestuursleden

Relaties (gemeente, sponsoren)

Nieuwsbriefabonnees

Deelnemers

 Welke gegevens verwerken wij en waarom?
Als je deelneemt aan de vakantiespelweken houden wij een actueel ledenbestand bij. Hier in staan je contactgegevens, contactgegevens van je ouders/voogd/contactpersoon, betalingsgegevens, ingevulde opmerkingen en zelf aangegeven medicatiegebruik, school, groep en leeftijd.

Hoelang bewaren wij je gegevens?
Als je deelneemt aan de vakantiespelweken bewaren we deze gegevens maximaal 3 jaar. Mocht de maximale leeftijd zijn bereikt dat je niet meer mee mag doen, dan verwijderen wij deze na afronding van het seizoen. Financiële gegevens als betalingen moeten wij van de belastingdienst 7 jaar bewaren. Deze termijnen gaan in de dag na afloop van de laatste vakantiespelweek.

Met wie delen wij je gegevens?
Wij delen jouw gegevens niet met andere personen of organisaties, tenzij je ons daarvoor expliciete toestemming hebt gegeven of wanneer wij hiervoor uit rechtswege worden verplicht.

(Medische) informatie delen met derden

Onze bestuursleden en hoofdleiding mogen informatie delen met andere leiders, mits die rechtstreeks bij jouw deelname betrokken zijn. Dit mogen zij alleen doen indien deze informatie noodzakelijk is voor een goede begeleiding. Je hoeft hiervoor geen toestemming te geven. Je kunt er wel bezwaar tegen maken; dan mag je hoofdleiding of leider geen informatie meer doorgeven aan andere leiders.

Overig

Als je ons meer gegevens verstrekt dan waar wij om vragen, worden deze ook zorgvuldig opgeslagen. Wij gaan er dan vanuit dat je deze gegevens vrijwillig met ons deelt en er geen bezwaar tegen hebt dat wij dit verwerken. Indien wij deze gegevens niet nodig zijn voor het doel waarvoor we jouw gegevens verwerken dan zullen wij deze gegevens niet verwerken en bewaren. Stichting Vakantiespel Ooststellingwerf beoogt een minimale dataset te registreren (dataminimalisatie).

Leiding

Welke gegevens verwerken wij en waarom?
Als je je aanmeldt voor leiding hebben wij een aantal gegevens van je nodig om contact met je op te kunnen opnemen en in te delen. Hiervoor ontvangen we graag de volgende gegevens:

Naam

E-mailadres

Telefoonnummer(s)

Postcode en huisnummer

Geslacht

Inschrijfformulier met informatie over opleidingen, cursussen en hobby’s

Motivatie

Hoelang bewaren wij je gegevens?
Gegevens die wij ontvangen naar aanleiding van een aanmelding van een leider vernietigen wij binnen 1 jaar na de aanmelding. Wordt je daadwerkelijk leiding dan bewaren wij jouw gegevens maximaal tot 3 jaar na je laatste deelname.

Met wie delen wij je gegevens?
Wij delen jouw gegevens niet met andere organisaties. Wel delen wij gegevens met organisaties als Belastingdienst (reiskostenvergoeding).

Overig
Als je bij je aanmelding meer gegevens verstrekt dan waar wij om vragen, worden deze ook zorgvuldig opgeslagen. Wij gaan er dan vanuit dat je deze gegevens vrijwillig met ons deelt en er geen bezwaar tegen hebt dat wij dit verwerken.

Indien wij deze gegevens niet nodig zijn voor het doel waarvoor we jouw gegevens verwerken dan zullen wij deze gegevens niet verwerken en bewaren. Stichting Vakantiespel Ooststellingwerf beoogt een minimale dataset te registreren (dataminimalisatie).

Contacten / Relaties

Welke gegevens verwerken wij en waarom?
Om contact op te kunnen nemen met de contactperso(o)n(en) bij een gemeente of andere organisaties verwerken wij de volgende gegevens:

Aanhef

Naam

E-mailadres

Telefoonnummer

Functie

Hoelang bewaren wij je gegevens?
Contactgegevens van andere organisaties bewaren wij maximaal 5 jaar. Deze termijn gaat in op de datum van het laatste contact met betreffende contactpersoon of organisaties.

Met wie delen wij je gegevens?
Deze gegevens gebruiken we alleen zelf en worden dan ook niet met derden gedeeld.

Overig

Als je ons meer gegevens verstrekt dan waar wij om vragen, worden deze ook zorgvuldig opgeslagen. Wij gaan er dan vanuit dat je deze gegevens vrijwillig met ons deelt en er geen bezwaar tegen hebt dat wij dit verwerken.

Indien wij deze gegevens niet nodig zijn voor het doel waarvoor we jouw gegevens verwerken dan zullen wij deze gegevens niet verwerken en bewaren. Stichting Vakantiespel Ooststellingwerf beoogt een minimale dataset te registreren (dataminimalisatie).

Nieuwsbriefabonnees/contactinfo via website

Welke gegevens verwerken wij en waarom?
Om contact op te kunnen nemen met geïnteresseerden die via de website om contact vragen en voor het ontvangen van de nieuwsbrief verwerken wij de volgende gegevens:

Naam

E-mailadres

Telefoonnummer

Een paar keer per jaar brengen wij een nieuwsbrief uit voor onze deelnemers, relaties en geïnteresseerden.  Iedere nieuwsbrief biedt de mogelijkheid om je uit te schrijven.

Hoelang bewaren wij je gegevens?
Contactgegevens van geïnteresseerden bewaren wij maximaal 1 jaar. Deze termijn gaat in op de datum van het meest recente contactverzoek. Gegevens voor de nieuwsbrief bewaren wij zolang je abonnee bent. Wanneer je je uitschrijft worden de gegevens niet meer bewaard.

Met wie delen wij je gegevens?
Deze gegevens gebruiken we alleen zelf en worden dan ook niet met derden gedeeld.

Overig

Als je ons meer gegevens verstrekt dan waar wij om vragen, worden deze ook zorgvuldig opgeslagen. Wij gaan er dan vanuit dat je deze gegevens vrijwillig met ons deelt en er geen bezwaar tegen hebt dat wij dit verwerken.

Indien wij deze gegevens niet nodig zijn voor het doel waarvoor we jouw gegevens verwerken dan zullen wij deze gegevens niet verwerken en bewaren. Stichting Vakantiespel Ooststellingwerf beoogt een minimale dataset te registreren (dataminimalisatie).

Cookies

Vakantiespel.nl gebruikt functionele en analytische cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. Stichting Vakantiespel Ooststellingwerf gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies om bij te houden hoe onze website wordt gebruikt.

Bij het eerste bezoek aan onze website word je al geïnformeerd over deze cookies en hebben we je toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan.

Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Zie voor een toelichting: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/

Google Analytics

Via Google Analytics worden op onze website geanonimiseerd gegevens over het surfgedrag van onze bezoekers verzameld. Zo kunnen wij zien hoe bezoekers de website gebruiken. Wij gebruiken deze informatie om gefundeerde beslissingen te nemen over de inrichting van onze website. Tevens optimaliseren wij hiermee de werking van de website. Om jouw privacy te waarborgen, hebben we de volgende maatregelen getroffen:

We hebben alle mogelijkheden die Google aanbiedt om ‘gegevens met Google te delen’ uitgezet;

We maken geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies.

Google gebruikt deze informatie om bij te houden over hoe onze website gebruikt wordt en om rapporten over de website aan ons te kunnen verstrekken. Google kan deze informatie aan anderen verstrekken indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google geen toestemming gegeven om verkregen Analytics-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.

Cookie: Google Analytics

Naam: _utma

Functie: Analytische cookie die websitebezoek meet

Bewaartermijn: 14 maanden

Beschermingsmaatregelen

Stichting Vakantiespel Ooststellingwerf neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via kinderen@vakantiespel.nl. Stichting Vakantiespel Ooststellingwerf heeft de volgende maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens, verkregen via de website, te beveiligen:

Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.

TLS (voorheen SSL) Wij versturen jouw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kun je zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk.

DKIM, SPF en DMARC zijn drie internetstandaarden die wij gebruiken om te voorkomen dat jij uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoelt zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen.

DNSSEC is een extra beveiliging (aanvullend op DNS) voor het omzetten van een domeinnaam (#company_website) naar het hieraan gekoppelde IP-adres (servernaam); het wordt voorzien van een digitale handtekening. Je kunt die handtekening automatisch laten controleren. Op die manier voorkomen wij dat je omgeleid wordt naar een vals IP-adres.

Overig

Met alle partijen die in opdracht van ons gegevens verwerken, hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten. Dat wil zeggen dat wij duidelijke afspraken hebben gemaakt over welke gegevens zij op welke manier voor ons verwerken en hoe dit beveiligd wordt. Hierdoor is jouw privacy nog beter gewaarborgd. Mocht je hier meer informatie over willen, dan kan je hiervoor contact met ons opnemen via kinderen@vakantiespel.nl

Stichting Vakantiespel Ooststellingwerf heeft het recht om deze privacyverklaring te wijzigen. We adviseren je daarom om deze verklaring regelmatig op wijzigingen na te gaan.

Stichting Vakantiespel Ooststellingwerf
Oosterwolde, 1 mei 2018