Doelstelling

Gekoppeld aan de statuten van de Stichting Vakantiespelen Ooststellingwerf (artikel 1) organiseert deze Stichting ieder jaar in de zomervakantie, één of meer weken een spelweek voor kinderen uit de midden, en bovenbouw van alle reguliere en speciale basisscholen in Ooststellingwerf. De Stichting streeft ernaar om een veilige en plezierige omgeving te creëren voor vrijwilligers en deelnemende kinderen tijdens de vakantiespelen.  

Artikel 1: Organisatie van de Vakantiespelen 

1.1 De Stichting organiseert jaarlijks vakantiespelen tijdens de zomervakantie voor basisschoolkinderen woonachtig in de gemeente Ooststellingwerf ongeacht waar zij naar school gaan. Tevens kinderen die in de gemeente Ooststellingwerf naar school gaan, maar buiten de gemeente wonen mogen deelnemen aan de spelweek. 

1.2 Vriendjes/vriendinnetjes/neefjes/nichtjes van deelnemende kinderen kunnen tevens deelnemen aan de spelweek, mits zij zich gezamenlijk inschrijven. 

1.3 Om deel te kunnen nemen aan de spelweek is de leeftijdscategorie 9 tot 12 jaar, specifiek kinderen uit groep 5, 6, 7 en 8. Kinderen die in groep 4 zitten, moeten geboren zijn voor 31 december (huidig jaar -8)
1.4 Voor kinderen woonachtig buiten de gemeente Ooststellingwerf, geldt een hoger tarief vanwege het ontbreken van gemeentelijke subsidie.  

Artikel 2: Locatie en duur van de Spelweek 

2.1 De spelweek vindt plaats in het Nationaal Park ‘Drents-Friese Wold’, in overleg met Staatsbosbeheer. Met name in één of meer percelen in het gedeelte van het park dat is bestemd voor meer-intensieve recreatie. 

2.2 De spelweek loopt voor de kinderen van maandag tot en met vrijdag, met dagelijkse vervoersvoorzieningen van en naar verschillende dorpen in de gemeente. 

2.3 De spelweek loopt voor de leiding van zaterdag tot en met zaterdag, waarbij van kost en inwoning wordt voorzien 

Artikel 3: Programma van de Spelweek 

3.1 Dagprogramma’s worden opgesteld in het kader van een inhoudelijk thema 

3.2 De verantwoordelijkheid voor de inhoudelijke spelopzet, het thema en de verschillende spelen, ligt bij de (hoofd)leiding 

3.3 Elke spelweek omvat aantrekkelijke programmaonderdelen gericht op basisschoolkinderen 

3.4 Accenten worden gelegd op sportieve, ludieke, educatieve en creatieve activiteiten, gebaseerd op ideeën van de leiding 

3.5 De activiteiten vinden hoofdzakelijk plaats op de spellocatie van Staatsbosbeheer, maar kunnen ook elders in de omgeving van Appelscha worden georganiseerd. Mogelijke locaties zijn onder andere, het zwembad, dorpskern en sportveld.  

3.6 Er is altijd een EHBO geschoolde vrijwilliger aanwezig. In geval van een ongeluk wordt er direct eerste hulpverleend en worden de ouders/verzorgers geïnformeerd.  

Artikel 4: Bestuur 

4.1 Het bestuur bestaat uit een oneven aantal leden, bij voorkeur woonachtig in of nabij de gemeente Ooststellingwerf 

4.2 Bestuurders zijn bekend met de statuten van de Stichting  

4.3 Bestuurders verbinden de Stichting niet aan (financiële) verplichtingen die de Stichting niet kan nakomen 

4.4 Bestuurders nemen jaarlijks maatregelen tegen voorzienbare (financiële) risico’s, waaronder het afsluiten van een evenementenverzekering/aansprakelijkheidsverzekering 

4.5 Bestuurders nemen verschillende randtaken op zich, waarbij interne afspraken worden gemaakt over de taakverdeling 

4.6 Bestuurders zorgen ervoor dat collega-bestuurders hun taken en verplichtingen kunnen uitvoeren zonder risico’s voor de Stichting  

4.7 Bestuurders vergaderen regelmatig en leggen onderling verantwoording af over de uitvoering van de taken 

4.8 Bestuurders zijn goed geïnformeerd over genomen besluiten en leggen deze vast. Wanneer er geen overeenstemming is, worden de bezwaren van Bestuurders ook opgeschreven (onder andere in notulen) 

4.9 Bestuurders zijn in staat ten alle tijden in het belang van de organisatie te beslissen en bevragen elkaar daar kritisch op 

4.10 Indien een bestuurder een tegenstrijdig belang heeft, dient hij dit tijdens de vergadering kenbaar te maken en neemt vervolgens niet deel aan de beraadslagingen of besluitvorming over de kwestie die ter tafel ligt 

4.11 Tijdens de spelweken vertegenwoordigt twee contactpersonen het bestuur en fungeert als eerste aanspreekpunt voor de hoofdleiding. Groepsleiding kan zich ook direct tot de contactpersoon of het bestuur richten 

Artikel 5: (Hoofd)leiding 

5.1 Het bestuur draagt de praktische uitvoering van de spelweken over aan de leiding, ondersteund door de hoofdleiding. Deze groep van 2 tot 3 personen wordt geselecteerd op basis van geschiktheid, kennis en ervaring. 

5.2 Het bestuur begint in het voorjaar met werven, samenwerkend met eerdere leiding en via onderwijsinstellingen. De leeftijdsgrenzen voor leiding zijn doorgaans tussen 17-27 jaar. In uitzonderlijke gevallen kan van deze leeftijdsgrens worden afgeweken, mits er voldoende draagkracht is bij de leiding. Dit wordt beoordeeld op basis van de balans tussen nieuwe en ervaren leiding. 

5.3 Leiding kan gedurende één week deelnemen. Het is mogelijk voor leiding om gedurende twee weken deel te nemen, echter vereist dit een positieve beoordeling vanuit het bestuur en afstemming met de hoofdleiding. Hoofdleiding is uitgesloten van deelname voor een periode van 2 weken. Bij deelname van 2 weken, dient een rustdag in het weekend te worden ingelast.  

5.3 Leiding vanaf de leeftijd van 15 jaar kan deelnemen aan het doordeweekse programma. Leiding vanaf de leeftijd van 16 jaar neemt deel aan het weekendprogramma, doordeweekse programma, avondvergadering, donderdagavond en afsluiting. Tevens mag leiding van 16 jaar aanwezig zijn bij de overnachting van zaterdag op zondag, donderdagavond t/m zaterdagochtend.  

5.4 Na de spelweken wordt elke week geëvalueerd door de contactpersoon, leidingcoördinator en hoofdleiding. Het functioneren van de leiding wordt besproken, met mogelijke gevolgen voor toekomstige uitnodigingen.  

5.5 Er geldt een reiskostenvergoeding voor gemaakte reiskosten door de (hoofd)leiding tijdens de spelweken, inclusief een vergoeding voor autokilometers in privé voertuigen.  

5.6 Gebruik van hard- en/of softdrugs, het nuttigen van alcohol en roken in het bijzijn van kinderen tijdens een spelweek is niet toegestaan. 

5.7 De formele positie van de hoofdleiding is die van “eerste onder zijn gelijken”. Hierdoor wordt gelijkwaardigheid binnen de groep benadrukt. Hoofdleiding heeft dezelfde rechten als leiding, maar toch een verhoogd aanzien. 

5.8 Deelname als leiding geschiedt op eigen risico. De Stichting kan niet aansprakelijk worden gesteld voor verlies, diefstal of schade aan eigendommen, noch voor eventuele letsel of schade die zou kunnen ontstaan door deelname aan activiteiten. 

Artikel 6: (Werving) kinderen 

6.1 In samenwerking met de basisscholen wordt jaarlijks afgestemd hoe de informatie wordt gedeeld met kinderen en/of ouders/verzorgers. Zo mogelijk worden informatieve gesprekken met ervaren (hoofd)leiding gevoerd, vergezeld van de verspreiding van informatieboekjes 

6.2. Digitale aanmelding is mogelijk via de website gedurende de tijdsperiode vermeld in het verstrekte informatieboekje. In het geval van overmatige deelname kan het voorkomen dat kinderen op een wachtlijst worden geplaatst.  

6.3 Inschrijving wordt officieel zodra het deelnemersgeld op de rekening van de Stichting is bijgeschreven. 

6.4 Bij annulering van de inschrijving, wordt het deelnemersgeld teruggestort, mits de annulering in het deelnemende jaar vóór 1 mei wordt aangegeven 

6.5 Kinderen die financiële belemmeringen ondervinden, en daardoor niet kunnen betalen, worden niet uitgesloten. Indien nodig kunnen ouders/verzorgers een aanvraag indienen bij Stichting Leergeld voor ondersteuning bij de deelnemersbijdrage 

6.6 Kinderen dienen dagelijks hun eigen eten en drinken mee te nemen voor de gehele dag. Uitzondering gelden voor oudere kinderen die deelnemen aan avond- of nachtprogramma’s, waar het ontbijt wordt verzorgd door de Stichting  

6.7 Kinderen zijn zelf verantwoordelijk voor hun schoeisel, regenkleding en eventuele benodigdheden zoals een reservebril. Het beheer van persoonlijk medicatie tijdens spelweek valt ook onder de verantwoordelijkheid van het deelnemende kind 

6.8 Deelname als kind geschiedt op eigen risico. De Stichting kan niet aansprakelijk worden gesteld voor verlies, diefstal of schade aan eigendommen, noch voor eventuele letsel of schade die zou kunnen ontstaan door deelname aan activiteiten. 

Artikel 7: Huisvesting (hoofd)leiding 

7.1 Het bestuur zorgt voor huisvesting van de geworven leiding, bij voorkeur in (de omgeving van) het dorp Appelscha en op korte afstand van de spellocatie. Belangrijke overwegingen hierbij zijn voldoende en geschikte werk- en overnachtingsruimten, eetgelegenheden en was/badruimte 

7.2 Gewoonlijk reist de leiding in het weekend voor de spelweek naar Appelscha. In dit voorbereidingsweekend wordt indien nodig aandacht besteed aan onderlinge kennismaking, bespreking van spelgroepenindeling, opstellen van een corfeelijst en het bedenken van een spelweekthema met bijbehorend kamplied 

7.3 Aan de aangemelde leiding wordt verwacht dat ze gedurende de volledige spelweek beschikbaar is voor een passende uitvoering voor haar taken. Alleen in uitzonderlijke en zwaarwegende situaties kan hiervan worden afgeweken, na overleg met en beoordeling door het bestuur  

Artikel 8: Ongewenste gebeurtenis 

8.1 De Stichting is in het bezit van algemene gedrag en omgangsregels waar eenieder zich aan dient te houden.  

8.2 Bij ongewenste gebeurtenissen wordt gebruik gemaakt van een actueel protocol 

8.3 De Stichting stelt een extern vertrouwenspersoon aan. Deze persoon is onafhankelijk en niet betrokken bij de dagelijkse organisatie van Vakantiespel. Vrijwilligers kunnen de vertrouwenspersoon benaderen door vertrouwelijke gesprekken over ongewenste situaties, zoals pesten, discriminatie, agressie of andere zorgen. 

Artikel 9: Publiciteit en Sociale media 

9.1 De opening van de spelweken vormt een belangrijke mogelijkheid voor het bestuur en de (hoofd)leiding om de Stichting onder de aandacht te brengen. Hierbij zijn doorgaans afgevaardigden van het gemeentebestuur aanwezig, waaronder de Burgemeester en Wethouders, evenals raadsleden van de gemeente Ooststellingwerf. Daarnaast worden vertegenwoordigers van derde partijen met affiniteit tot de spelopzet uitgenodigd 

9.2 Het bestuur is verantwoordelijk voor passende informatieverspreiding naar derden over de ontwikkelingen binnen de Stichting, inclusief het informeren van ouders/verzorgers en andere geïnteresseerden. Dit gebeurt via perspublicaties, interviews met verschillende media, radio- en televisie-uitzendingen, sociale media en het onderhouden van eigen website 

9.3 Het bestuur erkent het belang van sociale media in de hedendaagse communicatie en moedigt verantwoord gebruik aan. De Stichting onderhoudt actief haar aanwezigheid op sociale mediaplatforms om de gemeenschap op de hoogte te houden van ontwikkelingen. Bij het delen van informatie en interactie op sociale media wordt van alle betrokkenen verwacht dat zij respectvol en positief communiceren, met inachtneming van de geldende gedragsnormen en waarden van de Stichting 

9.4 Bij de aanmelding van kinderen wordt expliciet de vraag gesteld of foto’s van de kinderen op sociale media mogen worden geplaatst. In gevallen waar dit niet gewenst is, wordt ervoor gezorgd dat kinderen onherkenbaar worden gemaakt op eventuele gepubliceerde foto’s met respect voor de privacy en wensen van ouders/verzorgers 

Artikel 10: Financiële middelen 

10.1 Vakantiespel Ooststellingwerf is een vrijwilligersinitiatief waarbij het bestuur, de (hoofd)leiding en andere betrokkenen in principe geen vergoeding ontvangen voor hun diensten aan de spelopzet. Hierdoor kan de deelnemersprijs voor kinderen relatief laag blijven, waardoor het mogelijk is om ook minder bevoorrechte kinderen tegen een aanvaardbaar tarief te laten deelnemen 

10.2 Werkzaamheden ter ondersteuning van een goede organisatie van de spelweken worden in principe kosteloos verricht door derden, of tegen vergoeding van werkelijk gemaakte kosten 

10.3 Uitzonderingen op deze regel zijn van toepassing op specifieke kostenposten, waaronder huisvesting en voeding van de leiding, busvervoer voor deelnemers, aanschaf van spel- en verbruiksmateriaal, evenals brandstofkosten voor de “spelweekauto” en de busploeg. 

10.4 Als een Stichting zonder winstoogmerk zijn deelnemersbijdragen en (gemeentelijke) subsidies de belangrijkste inkomstenbronnen. Andere rechtspersonen die het werk van de Stichting ondersteunen, doen dit eveneens zonder winstoogmerk 

10.5 De deelnemersprijs wordt jaarlijks vastgesteld door het bestuur 

Artikel 11: Algemene Verordening Gegevensbescherming 

11.1 Alle vrijwilligers dienen zich te houden aan de richtlijnen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bij het verzamelen, verwerken en bewaren van persoonsgegevens. De vertrouwelijkheid en veiligheid van deze gegevens moeten worden gerespecteerd, en vrijwilligers dienen op de hoogte te zijn van de geldende privacy voorschriften 

11.2 Bestuur dient uiterst zorgvuldig om te gaan met privacygevoelige informatie van deelnemers en andere betrokkenen, in overeenstemming met de geldende privacywetgeving. Het delen en opslaan van dergelijke informatie moet beperkt worden tot wat noodzakelijk is voor een veilige uitvoering van de spelweken.   

Artikel 12: Wijzigingen en Onvoorziene zaken 

12.1 Wijzigingen in dit huishoudelijk reglement kunnen worden aangebracht door een besluit van het bestuur, tijdens een bestuursvergadering 

12.2 In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur  

Artikel 13: Slotbepalingen 

13.1 Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op 1 juli 2024 

13.2 Alle vrijwilligers en deelnemers worden geacht op de hoogte te zijn van dit reglement en zich eraan te houden